「お手数おかけします」（スタッフY）

先日、母が祖父の住民票を代理でとろうと市役所へ行ったところ、市役所の方に母の本人確認書類と祖父と家族だと口頭で言うだけでは足りないと言われ、祖父に委任状を書いてもらい再度市役所に来いと言われたそうです。それに対し不満や怒りがあったそうで、私に愚痴を言ってきました。
私はその愚痴を聞いた後、「気持ちはわかるけど、本人確認書類と口頭で家族だと言うだけだったら、全くの他人が同じことをしても住民票がとれちゃうわけじゃん。だから委任状が必要なんだよ。」と説明しました。その後、委任状を書いてもらい再度市役所に行ったそうです。
この話を思い返すと、母は委任状の有無に対して怒っていたのではなく、市役所の方の対応に怒っていたのではないかと思いました。委任状が必要なのは決まりなので持参しなかった母がいけないのですが、その時に「お手数おかけします」や「ご面倒をおかけし申し訳ありません」と市役所の方が言っていれば、母はあんなに怒らなかったと思います。
自分の仕事に置き換えてみても、個人情報の取扱いが厳格になり、その取得に関しても手続き方法や必要書類が繁雑になってきていますので、事業所様に何か依頼するときも、先に述べたようにワンクッション「お手数おかけします」と言おうと思いました。